Av Lillemor Frenkel
Alliansregeringen talar om dialog. Inom departement och myndigheter vill man ha dialog och minska ”stuprörstänkandet”. Kommunerna är måna om dialogen med medborgarna. Jag har under många år arbetat med uppdrag inom både privat och offentlig sektor, där ordet dialog stått i fokus.
Dialog har blivit ett modeord som används flitigt, vilket jag tycker är bra! Men, vad kännetecknar en verklig dialog? I vilka sammanhang kan vi använda oss av dialog som verktyg? Som informationschef arbetade jag aktivt med de operativa och mera ”hårda” frågorna kring kommunikation. Hur jag skulle formulera tydliga budskap, till vilka målgrupperna, hur få ut informationen till alla?
På senare år har jag som konsult alltmer fokuserat på de ”mjukare” frågorna, ofta i olika förändringsprojekt. Det som handlar om hur vi människor tar emot, processar och tar ställning till det som kommuniceras. Jag har också insett hur stor inverkan olikheter i våra beteende- och kommunikationsstilar har för samspelet i gruppen/projektet och hur vi tar tolkar information utifrån den person jag är. Det är först när varje individ skapat egen insikt och tagit egen ställning som energi skapas att vilja vara med fullt ut i en förändring. Dialogen är ett sätt att lyssna och skapa medvetenhet för att kunna ta ställning.
Balans mellan de hårda och mjuka frågorna
För att bli framgångsrik i ett projekt eller uppdrag behöver vi bli medvetna om och ha en balans mellan de hårda och mjuka delarna i projektledarskapet. Det är en grundläggande förutsättning att alla i ett projekt är väl insatta i Vad-frågorna som handlar om målbild, ramar, ekonomi, organisation osv. De mjukare Hur-frågorna är inte lika tydliga att förstå och förhålla sig till eftersom det handlar om värderingar, motivation, samspelet mellan individer och hur vi löser uppgifter och eventuella konflikter i gruppen. Jag är av den uppfattningen att mer än 70 procent av effektiviteten i ett uppdrag har att göra med relationer, känslor och processen människor emellan. Här finns oftast en stor potential att utveckla i sin projektledarroll. En god början att bli mera medveten om hur jag själv uppfattas av andra i min ledarroll – att öka min egen självinsikt. För att kunna förstå och utveckla andra, måste jag först förstå mig själv.
Hur hanterar du balansen?
Gör ett tankeexperiment kring bilden på det hårda och mjuka. Fundera på hur många procent att din tid du lägger hårda respektive de mjuka frågorna? Var ligger dina styrkor och vilka utvecklingsområden har du?
Vad är verklig dialog?
Dialogen är ett av flera verktyg i kommunikation, som vi kan använda där vi inte har behov av att förhandla, diskutera, debattera eller överbevisa varandra. Syftet med dialogen är framförallt att utveckla ny förståelse och nya insikter och perspektiv som i sin tur kan skapa nya tankar och beteenden. I dialogen föds någonting nytt, 1+1 =3.
En verklig och äkta dialog är ett samtal mellan två eller flera som får bölja fram och tillbaka. Det är en plats där idéer möts. Dialogen förutsätter att deltagarna delar med sig av erfarenheter och vill lära av varandra. En dialog skapas när man respektfullt, jämlikt och nyfiket tänker, lyssnar och lär tillsammans.
Att lyssna aktivt är, enligt min erfarenhet, bland det svåraste kriteriet att hantera. Så fort jag lyssnar på någon annan går automatiskt min egen tankeverksamhet igång. Det föder tankar och idéer som jag vill berätta och då slutar jag oftast att lyssna. I en äkta dialog behöver jag träna på att lägga mina egna åsikter och tankar åt sidan en stund. Lyssna, tänka och bygga på det jag hör någon annan säga. En bra hjälp för att tydligare fokusera på den som talar är att ställa någon utforskande följdfråga.
När är det bra att använda dialog?
- I allt utvecklingsarbete – när engagemang och delaktighet från de berörda är viktigt för att utveckla eller lösa något.
- För att samla in allas perspektiv innan man genomför en förändring, exempelvis i anslutning till verksamhetsplan/framtidsfrågor.
- När ett beslut är taget är det ett effektivt sätt att i dialog ta fram förslag hur man ska genomföra förändringen/beslutet.
- För att ta tillvara allas kompetens och kreativitet. Se möjligheter och inte hinder.
- För att skapa delaktighet där flera tar ansvar och arbetar med en fråga gemensamt.
- För att hantera konflikter och minska försvarsreaktioner – att få människor att verkligen lyssna aktivt på motparten.
Energicykel – är en förklaringsmodell som visar på behovet att skapa medvetenhet kring hur vi använder vår mänskliga energi i situationer vi möter. För att skapa medvetenhet kan vi använda dialog!
Modellen gäller både på individnivå och mellan människor i grupper och organisationer. När en händelse inträffar, som exempelvis en organisationsförändring, behöver varje individ förstå, medvetandegöra och ta ställning, vad innebär den här förändringen för mig?
Oftast går ledningen för snabbt till att agera - informera, utan att ge utrymme för varje individ att reflektera över händelsen för att förstå (som ledningen redan gjort).
Eftersom vi är olika och har olika tempo behöver vissa individer mer tid att reflektera och samla in fakta, andra är snabba i analysen och vill vidare direkt. Har jag inte förstått och gjort ett medvetet val att agera finns risken att det blir stopp i energicykeln och att frågan inte kommer till avslut. Det blir motstånd, den ligger kvar och tar energi – är oavslutad. Sådana stopp sker varje dag i stort och smått, ju fler stopp – ju större stress…
För att få alla med sig i en förändring, krävs en process där var och en får möjlighet ta ställning skapa medvetenhet, så att man förstår hur frågan/händelsen påverkar just mig och min situation. Först då kan jag göra ett mera medvetet agerande.
Lillemor Frenkel, Directa, tidigare informationsdirektör inom försäkringsbranschen, har de tio senaste åren arbetat som konsult med kommunikation och organisationsutveckling i förändring. Lillemor samarbetar i Directa med andra erfarna konsulter med förändring och utveckling av både människor och organisationer. Se även www.directa.se.
Kontakt: lillemor.frenkel@directa.se